Il y a deux Noël, j’avais reçu le livre « Priorité aux priorités – S’organiser, gérer son temps et atteindre ses objectifs » de Stephen R. Covey en cadeau, de mon amoureux. Toutefois, ce n’est qu’au début 2019 que j’en ai entamé la lecture.
Lire cet ouvrage ne pouvait pas mieux tomber en terme de timing. D’abord, parce que je venais de vendre mon entreprise des six dernières années, entre autres, pour accorder davantage de temps et d’énergie à ma vie personnelle et à mes autres occupations professionnelles. De plus, j’ai débuté l’année avec l’objectif d’adopter le rythme du marathonien plutôt que celui du sprinter, de ralentir la cadence et de justement, donner priorité à mes priorités, mises de côté depuis toutes ces années, avec toutes les montagnes russes, les succès et les défis que la vie d’entrepreneure et directrice générale d’une clinique multidisciplinaire implique. Enfin, enceinte de mon 1er enfant et consciente des changements de vie que la maternité implique, j’avais envie d’être inspirée et informée sur des manières de gérer son temps qui n’étaient pas basées sur les fameuses « to do lists » et ce souci de performance ou de productivité à outrance.
Mes attentes ont été bien servies, puisque depuis, j’ai fortement changé (pour le mieux!) ma façon de planifier mon emploi du temps.
Vous est-il déjà arrivé de vous sentir complètement dépassé par toutes les choses à faire, au travail comme à la maison ? De vous sentir déchiré par le choix entre deux activités, une de votre vie professionnelle, l’autre de votre vie personnelle, et de ne pas savoir laquelle prioriser ? De vous sentir insatisfait à la fin d’une journée par rapport à comment vous avez utilisé votre temps, et de constater que peu d’éléments ont été biffés de votre liste ?
À notre époque, le fait d’être occupé et débordé est quasiment devenu un symbole de prestige dans notre société. Plus nous sommes occupés, plus nous sommes importants. Covey va jusqu’à affirmer que bon nombre développent une véritable addiction à l’urgence et ont besoin du plaisir immédiat et de l’adrénaline procurés par un emploi du temps débordant. Étrangement, c’est dans la suractivité que nous trouvons notre sécurité et que nous nous valorisons. De surcroît, cela nous donne une bonne excuse pour ne pas nous occuper des priorités de notre vie. À long terme, toute les tâches urgentes n’ont pas beaucoup de valeur et n’apportent pas une profonde satisfaction.
Auteur du livre à succès « Les 7 habitudes des ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent », Stephen Covey aspire nous aider à mieux organiser notre vie et notre emploi du temps en introduisant un paradigme complètement nouveau.
Plutôt que de dresser des listes de choses à faire ou de remplir un agenda traditionnel, Covey propose une méthode qui permet de prioriser une tâche par rapport à une autre, de mettre les personnes avant notre emploi du temps et de tenir compte de nos priorités et valeurs personnelles, tout en donnant plus de place à la flexibilité et la spontanéité. L’auteur nous rappelle judicieusement que bien nous vivions dans une société moderne qui raffole des techniques rapides et des raccourcis, il n’y a pas de raccourci qui conduise à la qualité de la vie. Et que celle-ci est fonction de nos besoins fondamentaux, qui sont de vivre, d’aimer, d’apprendre et de laisser un héritage.
Covey utilise une magnifique image dans son entrée en matière: l’horloge et la boussole. L’horloge représente nos activités, nos rendez-vous, nos engagements, bref, la manière dont nous utilisons les moments de notre journée. La boussole, quant à elle, représente notre conscience, nos valeurs et nos principes, donc ce que est important pour nous et guide notre vie. Quand nous organisons notre emploi du temps, on utilise souvent l’horloge (qui nous permet d’être efficace et d’aller plus vite), mais on risque d’avancer plus vite dans la mauvaise direction. L’utilisation de la boussole est indispensable pour avancer dans la bonne direction. En somme, l’atteinte de sa destination sera facilitée si on marche avec le bon cap plutôt qu’en courant dans une autre direction!
Il est intéressant de se questionner sur la nature des choses qui occupent notre temps et de faire l’analyse d’une semaine « typique » en fonction de deux critères: l’importance et l’urgence. Voici la matrice d’Eisenhower pour illustrer les possibilités.
Les activités urgentes et importantes (Cadre I) doivent être faites.
Les activités non urgentes mais importantes (Cadre II) doivent être planifiées.
Les activités urgentes et non importantes (Cadre III) doivent idéalement être déléguées.
Et les activités non urgentes et non importantes (Cadre IV) doivent être éliminées.
L’idéal, c’est de tendre à éliminer de notre emploi du temps les Cadres III et IV, et d’employer notre temps aux tâches importantes des Cadres I et II. La clé ne consiste pas à classer par priorités le contenu de votre emploi du temps, mais à donner un emploi du temps à vos priorités.
Une analyse attentive de votre semaine vous fera peut-être prendre conscience que, comme beaucoup de gens, vous passez beaucoup de temps dans le Cadre III. Si vous visez consacrer davantage de temps au Cadre II, c’est d’abord dans le Cadre III que vous le trouverez! Le temps consacré aux activités du Cadre IV (ex: temps perdu sur les réseaux sociaux) est souvent un échappatoire qui nous amène à procrastiner et évacuer le stress accumulé après une journée à faire des choses urgentes, mais pas forcément importantes.
Pour mieux cerner ce qui est important pour nous, Covey nous encourage à formuler un énoncé de mission personnelle, qui résume la contribution que nous souhaitons transmettre autour de nous. Cette mission peut toujours être révisée à une certaine fréquence. Lors de sa rédaction, le lecteur est invité à réfléchir aux différents rôles qu’il remplit dans sa vie (ex: en famille, en tant que parent, couple, frère ou soeur / au travail / dans la société) et d’indiquer, pour chaque rôle, ses valeurs profondes.
La planification à la semaine est préférable à une planification quotidienne parce que cette dernière ne permet pas un recul suffisant pour sortir du paradigme de l’urgence. Au moment de planifier sa semaine, la séquence suggérée est la suivante:
- Lire sa mission et s’en imprégner. Car notre mission devient l’ADN de chaque décision que nous prenons.
- Réviser ses rôles. Noter nos rôles chaque semaine nous permet de les garder à l’esprit et nous aide à être attentifs à tous les aspects importants de notre vie. Mais cela ne veut pas nécessairement dire qu’on doit fixer un objectif pour chaque rôle chaque semaine. Ni que nos rôles restent forcément les mêmes.
- Identifier des objectifs (un à deux maximum par rôle). Quelle est, pour chaque rôle, la chose la plus importante que je puisse accomplir cette semaine et qui aura l’impact positif le plus grand ? Attention de ne pas devenir victime de votre planification! Le but n’est pas de remplir au maximum son emploi du temps, mais plutôt de s’assurer que nous avons réservé du temps dans notre semaine pour les choses importantes pour nous.
- Organiser la semaine. Si nous ne mettons pas les activités du Cadre II en place d’abord, la semaine risque bien d’être remplie par la masse des activités des Cadres I et III qui réclament en permanence notre attention. La fameuse analogie du pot qu’on remplit de différents éléments illustre merveilleusement bien ce principe.
- Pratiquer la cohérence intérieure au moment du choix. Face aux imprévus et aléas de la vie, le planning ne pourra pas toujours être respecté (et c’est bien ainsi, puisque le planning doit rester un outil qui nous aide à réaliser les choses importantes, on ne doit pas en devernir esclave!). La connaissance de nos valeurs et de nos principes nous aide à choisir la bonne priorité en situation d’imprévu, à savoir, rester fidèle à son planning ou modifier son emploi du temps pour prioriser une activité plus importante.
- Évaluer sa semaine. Quels objectifs ai-je atteint? Qu’est-ce qui m’a permis de les réaliser? Quels sont les défis auxquels j’ai dû faire face et comment les ai-je surmontés? Quels objectifs non atteints devrais-je reporter à la semaine suivante? etc.
La grille de planification hebdomadaire suggérée par Covey est disponible gratuitement en ligne ici!
Quelques extraits du livre qui m’ont marquée et qui ont nourri ma réflexion
« Une vie chargée de sens n’est pas une affaire de rapidité ou d’efficacité. L’important, c’est ce que vous faites et pourquoi vous le faites mais certainement pas la vitesse à laquelle vous le faites. »
« Pour beaucoup d’entre nous, il y a divergence entre la boussole et la montre – entre ce qui compte profondément pour nous et ce à quoi nous consacrons notre temps. […] La montre représente nos engagements, nos rendez-vous nos échéances, nos objectifs nos activités – ce que nous faisons et comment nous gérons notre temps. La boussole représente notre vision, nos valeurs nos principes, notre mission, notre conscience, notre orientation – ce qui nous paraît important et la manière dont nous menons notre vie. »
« La drogue de l’urgence est tout aussi dangereuse les drogues reconnues. […] Ce que nous considérons comme des priorités sont des choses urgentes. Nous sommes tellement pris dans le feu de l’action que nous ne prenons pas le temps de nous demander si ce que nous faisons est vraiment aussi indispensable que le croyons. »
« Plus nous faisons de place à l’urgence moins il nous en reste pour l’importance. »
« En faire plus et plus vite ne supprime pas la nécessité de faire ce qu’il faut. »
« Quand on parle gestion du temps, il paraît ridicule de se préoccuper rapidité avant de s’inquiéter de la direction prise, de vouloir gagner quelques minutes si on gâche par ailleurs des années. »
« Parfois nous atteignons un but au détriment d’autres objectifs plus fondamentaux. C’est le syndrome de l’échelle appuyée contre le mauvais mur: nous gravissons la fameuse échelle du succès, mais nous nous apercevons que, pour nous, elle est appuyée contre le mauvais mur. »
« Les frustrations sont dans une large mesure fonction des attentes. Clarifier les attentes contribue largement à la qualité de la vie. »
« Les attentes non satisfaites sont source de frustration: or, qui d’autre que nous détermine nos attentes ? Il ne s’agit certes pas de les réduire mais de les fonder sur les réalités du vrai nord. L’une des meilleures façons de supprimer la plupart de nos frustrations est d’analyser nos attentes. Chaque fois que nous nous sentons frustrés nous pouvons ainsi remonter à la source du problème. »
« Traitez un rendez-vous que vous avez pris avec vous-même comme n’importe quel autre rendez-vous. Et s’il s’avère nécessaire de déplacer ce rendez-vous, fixez-lui immédiatement un nouvel horaire. Traitez-vous avec autant de considération que n’importe qui. »
En résumé, la méthode enseignée par Stephen R. Covey est très loin des approches qui visent maximiser l’efficacité et la productivité. Elle se concentre sur les éléments qui font une réelle différence dans notre qualité de vie, et nous permet de réserver du temps, sur une base hebdomadaire, à nos vraies priorités.
Et vous, quelles sont vos priorités, et surtout, quels sont vos trucs pour donner priorité à vos priorités? Je suis curieuse de vous lire!
